订单执行与售后　AI 指令大全

帮我起草一份专业 PI（英文），要素：

【买卖双方信息】：（粘贴）
【产品明细】：型号 / 规格 / 数量 / 单价 / 总价
【贸易条款】：FOB Ningbo / CIF Long Beach（选一）
【付款条件】：30% TT deposit, 70% against B/L copy
【交期】：Within 30 days after receipt of deposit
【包装】：Standard export carton, 100 pcs/carton, 200 cartons/20GP
【唛头】：Buyer's mark（待客户提供）
【验货】：Third-party SGS acceptable
【有效期】：This PI valid for 15 days

要求：
- 用 xlsx 生成 Excel 格式 PI，再导 PDF
- 加我方 Logo & Bank Info
- 底部加"Terms & Conditions"5 条基本条款
- 保存到 /Users/wqw/Desktop/PI_【客户】_【日期】.pdf

你是国际贸易合同律师。请起草一份【产品 + 客户】的英文销售合同：

必备条款：
1. Parties（双方主体）
2. Products & Specifications
3. Quantity & Unit Price
4. Total Value & Payment Terms
5. Delivery Time & Terms（Incoterms 2020）
6. Packaging & Marking
7. Inspection & Quality Standard（含破损率 / 次品率 threshold）
8. Insurance
9. Force Majeure
10. Dispute Resolution（推荐仲裁地：Hong Kong / Singapore）
11. Confidentiality
12. Signatures

要求：
- 语言：法律级英文
- 长度：控制在 3 页 A4
- 加中文对照译文（客户端可能会核对）
- 输出：docx 格式，可编辑

客户 30% 定金今天到账，请写确认信：

要素：
- 确认收到金额 & 日期
- 感谢信任
- 明确生产启动日期（今天/明天）
- 首次里程碑（材料到位日期）
- 告知客户会收到什么节点更新（周报 / 中期照片 / 验货前预告）
- 附我个人微信 593247677（更快沟通）
- 附 Alibaba TM 号

英文 + 中文对照，≤ 150 词。

帮我为【客户订单】设计标准出口唛头：

已知：
- 目的港：【港口】
- 品名：【产品】
- 件数：【箱数】
- 客户 Logo：【是否要 印】

设计：
- 正唛（Shipping Mark）：三角形 or 菱形，含港口 / 收货人代号 / C/NO. / 目的港
- 侧唛（Side Mark）：Made in China / Gross Weight / Net Weight / Measurement
- 警示唛：This Side Up / Fragile / Keep Dry（若必要）

输出：
- 唛头设计图（文字描述 + 尺寸 mm）
- 确认邮件模板发给客户
- 印刷方式建议（黑色喷码 or 彩色贴纸）

每周五给客户发生产周报。模板：

Subject: [Order #XXX] Weekly Production Update - Week X

Hi【客户名】,

Quick update on your order:

✅ Completed This Week
- Material inspection: PASSED
- 50% production done
- Q.C. spot check: 0 defect

📅 Next Week Plan
- Continue production to 85%
- Prepare packaging materials

⚠️ Potential Risks
- （若无就写"None"）

📸 Attached: [3 photos + 1 video]

Expected shipping date: 【日期】- on track ✅

Any questions? Reach me on WhatsApp【号码】.

Best,
【姓名】

要求：短、图多、数字化、有紧张感（让客户知道你在盯）。

生产到 50%，拍了车间照片 + 30 秒视频。请给客户写报备信：

结构：
- 主题：Great news - Your order is 50% done (with photos)
- 正文：3 句话说"我们如约完成一半 + 你可以看到我们的品质细节 + 有任何调整现在还来得及"
- 附件：3 张照片 + 视频链接（YouTube 未列出 or 网盘）

同时给我拍摄清单：
1. 车间全景（气势）
2. 产品特写（细节）
3. Q.C. 环节（信任）
4. 一位员工手持产品的镜头（拟人化）
5. 视频：产线转动 15s + 老板 5s 出镜说"Your order is on track"

拍完直接照客户名字打水印发过去。

生产遇到问题（原材料延迟 / 罢工 / 设备故障），交期要延 7 天。请写危机沟通信：

原则：
- 越早告诉客户越好（不要拖到最后 3 天）
- 主动 > 被问
- 道歉但不诉苦（客户不关心你的困难）
- 给具体新交期 + 补救方案（免运费 / 折扣 / 加急空运）
- 附 3 个证据（车间实况 / 供应商说明 / 我方补救行动）

请给 3 版：
1. 客户是老板娘型（感性）：温情 + 补救
2. 客户是采购经理型（理性）：数据 + 责任
3. 客户是甲方大爷型（易怒）：直接扛雷 + 高倍补偿

每版 ≤ 200 词英文。

第三方 SGS/客户验货前 3 天，请给我一份工厂自查 Checklist：

外观：
- 每 SKU 抽 X pcs，无划痕 / 无污渍 / 颜色一致
- 印刷 / logo 位置准确

功能：
- 抽 X pcs 做功能测试
- 记录不良品率

包装：
- 每箱数量准确
- 箱唛清晰完整
- 内衬 / 泡沫防护到位

单据：
- 装箱清单
- 出厂检验报告
- COA / MSDS（如需）

现场：
- 车间清理，验货区备好样品陈列
- 提前把验货报告模板打印好

输出：一张 A4 Excel 表，我打印带到车间。

客户订单【货物描述 + 目的地】，请对比 4 种物流方案：

方案 A：海运整柜（20GP / 40HQ）
方案 B：海运拼箱（LCL）
方案 C：空运（普货 / 特快）
方案 D：中欧班列（若适用）

每方案对比：
- 时效
- 费率区间（USD/kg or USD/CBM）
- 适合货值
- 关键风险
- 目的港后是否需要客户自提

输出：一张对比表 + 3 条给客户的建议（含推荐首选方案）。

货物已装柜出港，请写出货通知信：

Subject: [Order #XXX] Shipped - Docs Attached

内容：
- 出港日期 + 船名航次 + ETA
- 集装箱号 + 提单号
- 附件清单：
  ✅ Commercial Invoice
  ✅ Packing List
  ✅ Bill of Lading (copy)
  ✅ Certificate of Origin (Form A / RCEP)
  ✅ Insurance Certificate（若 CIF）
  ✅ 其他（认证 / 质检报告）

- 尾款支付提醒（若剩余款）
- 目的港清关联系人（若我方指定货代）
- 到港后跟进节奏

英文 + 附件命名规范：Order#_客户名_文件类型.pdf

我出货到【目的国】，请列出目的港清关必备文件清单：

必备：
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading / Air Waybill
- Certificate of Origin（普惠制 / 区域协定）

可能需要（依产品 + 国家）：
- Fumigation Certificate（木质包装）
- Health / Phytosanitary Certificate（食品 / 农产品）
- COA / MSDS（化工 / 食品接触）
- FDA / CE / RoHS 证书
- Test Report（特定电器 / 玩具）

【产品】+【目的国】具体要求：（AI 查）

同时告诉我：
- 每种文件的申请渠道 + 时长 + 费用
- 常见清关卡关原因 Top 5
- 客户可能会问的清关问题预备答案

【CIF 订单】的保险单条款请帮我解读：

【保险单原文】：（粘贴）

请：
1. 覆盖范围（All Risks / WPA / FPA 各含什么不含什么）
2. 关键除外条款（战争 / 罢工 / 包装不良 / 内在瑕疵）
3. 免赔额 & 赔付上限
4. 出险后 24 小时必做动作（拍照 / 报案 / 通知船公司 / 联系公估）
5. 一份 SOP：如果客户报告"到港破损"，我方 3 天内必须完成的动作清单
6. 索赔资料清单

你是客户投诉处理专家。请把客户投诉分 3 级并给首次回应模板：

Level 1 · 情绪型（吐槽包装丑 / 沟通慢）
- 首次回应重点：致歉 + 共情 + 具体改进承诺
- 24h 内回复

Level 2 · 品质型（少数量、瑕疵、色差）
- 首次回应重点：致歉 + 立即调查 + 承诺 X 小时给方案
- 12h 内回复

Level 3 · 严重型（大批次不良、认证问题、货损）
- 首次回应重点：老板 + 业务员双署名 + 承担责任 + 上飞机式行动
- 4h 内回复

每级给具体英文首次回应模板（≤ 100 词）+ 后续 48h 行动 checklist。

客户报告：到货 1000 pcs 里有 80 pcs 破损（8%）。合同约定破损率 ≤ 2%。

请给我谈判策略：

第 1 步：证据核实（要求 80 pcs 照片 + 视频 + 序列号）
第 2 步：责任划分（生产？运输？装卸？）
第 3 步：3 种解决方案给客户挑
   · A：下次订单补 80 pcs 免费 + 免运费
   · B：本次订单按 8% 折价，未来订单送 3% 保险金
   · C：立即空运补发 80 pcs（客户急需时）
第 4 步：书面确认避免二次纠纷

给我：
- 完整的谈判信件（英文，语气坚定但友好）
- 3 种方案的成本测算
- 客户拒绝时的 fallback 话术
- 防止未来再发生的品控加固建议

客户要求全批退货或换货。给我一份 SOP：

判断：
- 是否符合合同退换条款
- 责任在谁（品质 / 描述不符 / 客户误购）
- 商业价值（大客户 vs 小客户 respond 不同）

流程：
1. 24h 内致电 / 视频 & 深度了解原因（有时不是真要退，是想砍价）
2. 走内部审批（老板 / 财务）
3. 给客户 3 种方案（全额退 / 部分退 / 换货 / 折扣留货）
4. 双方签书面 confirmation
5. 物流回运 / 现场处理
6. 财务对账
7. 复盘 + 更新 SOP

给完整的邮件话术库（每一步的模板）+ 内部审批表模板。

大客户【客户名】（年 100 万美元订单）因为一次严重品质问题威胁 "cut ties with your factory"。

请给我 5 步危机公关方案：

Hour 1：老板亲自视频致歉（不发文字，发视频）
Hour 6：现场（工厂）拍摄"整改会议"照片 + 品控加固方案 PPT
Day 1：飞到客户所在国家（如果单值得），当面沟通
Day 3：书面《整改承诺书》+ CEO 签字
Week 1：老板 + 客户联合直播工厂参观
Month 1：给客户 3 个月内小订单免费打样 & 优先排产
Month 3：签订升级版合作协议（更严 SLA + 更好条款）

每步：话术 + 素材 + 时间点 + 决策人。
目标：把危机转成"我们靠谱"的信任加固。

货到 30 天后主动询问客户满意度。请给我：

邮件模板：
- 主题：How's the product performing? (Order #XXX)
- 正文：3 个具体问题（不要 "How are you"）
  1. 产品实际使用中有没有超出/低于预期的地方？
  2. 你的终端客户/团队有什么反馈？
  3. 后续 3-6 个月的采购计划是否已经在规划？

附 NPS 问题：
"On a scale of 0-10, how likely are you to recommend us to a friend?"

后续动作：
- 9-10 分（Promoter）：邀请写 Alibaba Review + 引荐
- 7-8 分（Passive）：问"哪 1 件事我们做到能给 10 分"
- 0-6 分（Detractor）：老板亲自跟进 + 补救方案

给英文邮件模板 + 后续 3 种客户类型的跟进 SOP。

客户下过 1 单，3 个月未复购。请写复购激活序列：

Touch 1：新品预告
- 主题：New product might interest you (based on your last order)
- 正文：基于他上次买的品，推 2 款相关新品 + 老客户独家 5%

Touch 2：数据引诱
- "行业淡季即将结束，早订可锁旺季产能 & 汇率"

Touch 3：交叉销售
- 推他上次没买但可以搭配的品类（bundle 折扣）

Touch 4：老朋友回访
- 完全不推销，问问业务近况

每 Touch：英文邮件 + WhatsApp 备份 + 主题行 3 版可选。
目标：把 30% 老客户激活复购。